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公文系統注意事項

收文

  1.外來公文若有移文退文均會留記錄不得要求刪除

   (若需移文退文請盡速處理避免超過時效)。

  2.密件外來公文,勿委請工讀生取件,會辦流程中請務必將個資資料裝入信封內。

發文

  1.發文時請注意公文附件檔案名稱字數25字元以內(含中、英、數字、標點符號),不

  得使用全形字體及特殊符號。

  (注意:中文1個字為2字元;數字、英文、符號等均為1字元)

  2.發文時附件檔案(總容量)不得大於5MB

  3.公文發文若為電子含紙本,務必電子、紙本同步完成文書才會收件,請不要只有紙本 

    跑完就將文給文書,文書不予受理。

  (紙本、電子同步文書組當場發文才不會拖文等承辦來收文用印,也避免公文遺失責任歸屬)。

  4.文書組電子含紙本發文完畢請務必至秘書室用印,再執行寄出動作。

  5.密件公文解密條件請務必詳填「本件至OOO年OO月OO日解密」,請不要填寫「一

    年、一個月、十個月」等字樣。

  6.「公告」請務必使用電子含紙本。

  7.紙本發文若為親送,歸檔時請務必將親送單繳回文書組。

  (親送單上請務必請該單位壓日期)

  8.紙本發文時若經文書、秘書於紙本上修改之字樣請避免再次發文時出現錯誤。

  9.文書組在系統看到「電子簽核」之函稿,為電子發文,請各單位務必確認附件是否正

    確,避免文已發出才發現問題。

  10.發文之函稿請務必輸入機關「全銜」例如:華夏科技大學,請輸入:華夏學校財團法    

     人華夏科技大學,「台」請輸入「臺」。

  11.發文時「電子簽核」、「電子含紙本」請務必清楚,避免文書組將該文已電子發出有

     領據部分請各單位一律使用電子含紙本。

     (電子簽核為電子發文,電子含紙本為紙本發文或電子、紙本一併發文)

相關注意事項

  1.請各單位務必每日進公文系統點公文,避免公文過時效。

  2.公文速別之分辨、卷宗夾分辨、辦理時限。

   •最速件-紅色卷宗-1天

   •普通件-白色卷宗-6天

    •密件-黃色卷宗-依規定時效辦畢

  3.承辦人若在流程中須抽換附件,請會簽單位將文退回至承辦單位,由承辦單位抽換。

  4.若需調案公文請一律填寫調案單,沒填文書不予調文,僅提供填寫之調案單檔案。

  5.複製公文時請務必注意年度,請勿複製完沒有更改年度。

  6.期望語請勿使用挪抬(空格),如:請鑒核。(勿輸入"請 鑒核")。

  7.製作公文時請各單位務必將「可修改內容」打勾。

  8.發文有使用網址請注意,網址不能有特殊符號,如:? = % & …等,若網址有出現特

    殊符號者請至縮網址網頁,將該網址縮短即可。

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